Word 追蹤修訂及文件比較功能介紹－文件好幫手

5-1 文件比較

對於許多製造商而言，經常性的依物料供應狀況及市場需求修改產品規格，是很普遍的狀況，因此，維持產品文件與規格的一致性，就顯的相當重要。

舉例來說，有很多硬體製造商在貨物銷售一段時間之後，在下一批次生產前，會依客戶報修的紀錄，進行內部零件更換，以維護產品品質。而為了區別硬體的修正情況，產品會會依不同時期的修正，給予不同的版本編號，做為區隔。如正式釋出的版本為1.0，在微幅的修正後的正式版本，則會被命名為1.1。而在維護文件時，也會依照類似的規則為檔案命名，以利日後管理與區別。

利用版本編號識別文件版本，雖不失為一個暸解文件差異的好方法，但要一一比對文件中的修改內容，卻是一個非常辛苦的工作。當您希望能比較出二個版本的文件變更情況，可以透過文件比較功能，將編輯及修改內容顯示出來。

在Word 2010中，提供使用者文件比較功能，當使用者使用｢比較與合併｣功能來比較兩份文件時，Microsoft Word 會以追蹤修訂的形式顯示兩者的差異。

當您希望進行二份文件的內容比較時，可以透過下面的操作，比較二個文件的變更修改情況。

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操作實例：比較文件

1.選取｢校閱、比較、比較｣，開啟”文件版本比較”對話窗。

2.在對話窗中的”原始文件”處指定選取修改前的文件，在”修訂的文件”中指定修改後的文件。最後，若我們希望在原始文件中顯示變更的內容，因此在”顯示變更”中找到”將變更顯示於”，選取｢原始文件｣，即可在原始文件中顯示修改的部份。最後按下｢確定｣。即可將修改後的檔案內容合併到修改前的文件中。

3.若您希望查看變更的狀況，請選取｢校閱、檢閱窗格、垂直檢閱窗格｣，即可以垂直檢視的方法，將變更的內容垂直並排在同一個視窗中。

5-2 追蹤修訂

文件合併和比較，可以比較二份文件的差異處。但假設您的文件是屬於必須統籌每一個單位的意見，文件在撰寫完成後，必須交給主管審閱，再針對修改意見，進行檢討時，可以使用｢追蹤修訂｣功能，收集修改建議。

當您啟動了｢追蹤修訂｣功能，不論您之後將檔案另外儲存其它的名稱，任何人所做的變更，都會被標示出來。

5-2-1 啟動文件修訂功能

假設您擬定了一份產品規格表，而此份產品規格表，必須傳送給產品處級主管及其它相關人士審閱，當您想要暸解主管們各做了什麼修訂，你可以啟動”追蹤修訂功能”，暸解各人員的意見。您可以透過下面的操作方式，啟動文件修訂功能。

1. 開啟要編修的文件，選取「校閱、追蹤修訂」，啟動追蹤修訂功能。

1. 直接以編輯的方式，刪除或新增新的文字或段落。您會發現修改的內容被以不同顏色標示了出來。

3.在完成編修後，儲存檔案，即可保留編修的內容。

5-2-2 接受及拒絕追蹤修訂內容

當您修到了一份需要檢閱的文件時，在沒有停用追蹤修訂功能前，我們所進行的修改，都會被保留在文件當中。如在下圖中，為文件寄送給主管檢閱時，主管所修改的內容。您可以看到不同的修改者所修改的內容，會以不同的色彩標示出來。

為了查看方便，您可以選取｢校閱、完稿｣，顯示完稿的狀況。此時文件就會顯示最後的完稿狀況。

或者，您也可以利用查閱的方法，接受及拒絕變更。如我們在收到了主管審閱完的文件時，若我們要一一檢視主管的意見，可以在開啟的文件中，按下｢下一個｣，追蹤修訂就會為您找到游標放置後的下一個修改處。

由於要修改的地方並沒有爭議，因此我們可以按下｢接受、接受變更｣，即可將修訂的部份納入完稿不需再標示的內容。

逐一的利用｢上一個｣及｢下一個｣按鈕，可以繼續查看修訂的內容，按下｢拒絕｣，則會還原原先的文字。